Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 4 Gói Theo Loại Sự Kiện, Đơn Giá Hạng Mục & Lịch Chuẩn Bị

Khi cần tổ chức sự kiện trọn gói, điều chủ sự kiện muốn nhất là chỉ làm việc với một đầu mối: một người nhận yêu cầu, báo một bảng giá, và chịu trách nhiệm từ lúc dựng backdrop đến khi tháo dỡ. Bài này giải thích một gói trọn gói thường gồm những gì, chia theo từng loại sự kiện, kèm đơn giá từng hạng mục để bạn tự ước tính ngân sách trước khi gọi báo giá. Tùng Huyền nhận tổ chức tại Đồng Hới, Quảng Bình và Quảng Trị, với lợi thế tự in ấn, tự gia công backdrop, bảng biển ngay tại xưởng.

Trọn gói nghĩa là ai lo phần nào?

Việc	Chủ sự kiện	Đơn vị trọn gói
Mục đích, ngày giờ, số khách, ngân sách	Quyết định	Tư vấn, đề xuất phương án
Kịch bản, thứ tự chương trình	Duyệt	Soạn, chỉnh theo góp ý
Thiết kế nhận diện: backdrop, standee, hashtag, thiệp	Gửi logo, màu thương hiệu	Thiết kế, in, gia công
Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, MC	Không cần lo	Thuê, lắp đặt, vận hành
Ăn uống, teabreak	Chọn thực đơn	Đặt và điều phối nếu khách yêu cầu
Khách mời, quà tặng	Danh sách khách, chọn quà	Bàn đón khách, check-in
Dọn dẹp, tháo dỡ	Không cần lo	Tháo dỡ, trả mặt bằng

Trước khi ký, hỏi rõ gói đã gồm ăn uống chưa. Phần lớn báo giá “trọn gói” trên thị trường chỉ tính phần dàn dựng và nhân sự, ăn uống tính riêng theo đầu khách.

Bốn gói hay gặp và hạng mục đi kèm

Gói khai trương cửa hàng (30–150 khách)

Backdrop khai trương, thảm đỏ, bộ cắt băng, cổng hoa hoặc cổng hơi, múa lân, âm thanh cơ bản, MC, teabreak, vài tấm hashtag cầm tay cho khách chụp ảnh. Nếu cửa hàng mới chưa có biển, nên làm biển hiệu xong trước ngày khai trương ít nhất hai, ba ngày. Chi tiết từng bước có ở bài tổ chức khai trương trọn gói.

Gói hội nghị, hội thảo (50–300 khách)

Sân khấu, backdrop hoặc màn LED, bục phát biểu, âm thanh hội trường, máy chiếu, bàn đón khách có standee chỉ dẫn, bảng tên đại biểu, teabreak giữa giờ. Điểm cần chú ý là micro không dây dự phòng và người trực kỹ thuật suốt chương trình.

Gói tất niên, Year End Party (50–300 khách)

Backdrop chụp ảnh, sân khấu có ánh sáng, âm thanh lớn hơn hội nghị, MC hoạt náo, bục vinh danh, cúp và kỷ niệm chương, photobooth, trò chơi bốc thăm. Tháng 12 và tháng Chạp là mùa cao điểm, nhà hàng và thiết bị đều kín lịch, nên chốt ngày trước khoảng một tháng.

Gói khánh thành, động thổ (50–200 khách)

Rạp che nắng, sân khấu, backdrop có tên công trình, bộ cắt băng hoặc xẻng động thổ, khay đựng, âm thanh ngoài trời, lễ tân. Sự kiện ngoài trời ở miền Trung cần phương án mưa: rạp kín, thảm chống trơn, máy phát điện dự phòng.

📋 Sắp có sự kiện? Nhắn Zalo 0877 912 313 loại sự kiện, ngày, địa điểm và số khách, Tùng Huyền gửi phương án và báo giá trọn gói.

Đơn giá từng hạng mục để tự cộng dự toán

Hạng mục	Đơn vị tính	Giá tham khảo
Backdrop in bạt hoặc PP, khung sắt	m²	110.000 – 150.000 đ
Sân khấu lắp ghép	m²	khoảng 150.000 đ
Thảm đỏ mới	m²	khoảng 40.000 đ
Âm thanh cơ bản (khai trương, tiệc nhỏ)	gói	khoảng 1.800.000 đ
Múa lân khai trương	đoàn	2.850.000 – 3.000.000 đ
MC	buổi	từ khoảng 1.500.000 đ
Bộ cắt băng khánh thành	bộ	khoảng 500.000 đ
Teabreak	phần	khoảng 70.000 đ
Hashtag cầm tay PP bồi formex	cái	60.000 – 90.000 đ

Mặt bằng giá công khai của các đơn vị sự kiện năm 2026, chưa gồm VAT và phí vận chuyển xa. Sự kiện lớn có màn LED, ánh sáng sân khấu, ca sĩ thì báo giá riêng.

Ví dụ: khai trương một cửa hàng ở Đồng Hới, 60 khách

• Backdrop 3 × 2,4 m (7,2 m²): khoảng 0,79 – 1,08 triệu
• Thảm đỏ 20 m²: khoảng 0,8 triệu
• Múa lân: 2,85 – 3 triệu
• Bộ cắt băng: 0,5 triệu
• Âm thanh cơ bản: 1,8 triệu
• MC: 1,5 triệu
• Teabreak 60 phần: 4,2 triệu
• 5 hashtag cầm tay: 0,3 – 0,45 triệu

Cộng lại khoảng 12,7 – 13,3 triệu, chưa gồm cổng hoa, bóng bay và quà tặng. Bỏ teabreak hoặc thay múa lân bằng nhạc sống là hai cách giảm chi phí nhiều nhất.

Lịch chuẩn bị, tính ngược từ ngày sự kiện

1. Trước 3–4 tuần (tất niên, hội nghị lớn): chốt ngày, địa điểm, số khách, đặt cọc thiết bị.
2. Trước 2 tuần: duyệt kịch bản, gửi logo để thiết kế backdrop, standee, thiệp mời.
3. Trước 1 tuần: duyệt file in, chốt MC, tiết mục, thực đơn.
4. Trước 1–2 ngày: in và gia công xong, khảo sát lại mặt bằng, chạy thử âm thanh nếu được.
5. Ngày sự kiện: dựng từ sáng sớm hoặc tối hôm trước, tổng duyệt 1 tiếng trước giờ đón khách.
6. Sau sự kiện: tháo dỡ, gửi ảnh, giữ lại backdrop và standee nếu muốn dùng lại.

Vì sao nên chọn đơn vị có xưởng in riêng?

Phần lớn rủi ro sát ngày nằm ở khâu in: sai tên khách mời trên backdrop, đổi logo phút cuối, thiếu bảng chỉ dẫn. Khi xưởng in và gia công nằm cùng một chỗ với đội tổ chức, sửa một tấm backdrop trong vài giờ là làm được, không phải chờ thuê ngoài. Tùng Huyền tự in backdrop, hashtag cầm tay, dựng photobooth và làm phông sân khấu ngay tại xưởng 204 F325, Đồng Hới.

Hỏi nhanh

Gói trọn gói có bao gồm ăn uống không? Tùy thỏa thuận. Tùng Huyền báo riêng phần dàn dựng và phần ăn uống để bạn dễ so sánh.

Tổ chức ngoài Đồng Hới được không? Được trong khu vực Quảng Bình, Quảng Trị. Sự kiện xa hơn báo thêm phí vận chuyển và lưu trú cho đội kỹ thuật. Xem thêm tổ chức sự kiện miền Trung.

Sự kiện nhỏ 20–30 người có nhận không? Có. Sinh nhật, thôi nôi, họp mặt nhỏ thường chỉ cần backdrop, bàn quà và âm thanh nhỏ. Xem tổ chức sự kiện Đồng Hới.

Đặt cọc bao nhiêu? Thường đặt cọc một phần khi chốt phương án để giữ lịch thiết bị và nhân sự, phần còn lại thanh toán sau sự kiện. Mức cụ thể ghi trong báo giá.